Troškovi koje uzrokuju korisnici mogu se nadoknaditi ukoliko se ispune uvjete prihvatljivosti. Ovi uvjeti detaljno će se izložiti u Ugovoru o bespovratnim sredstvima. U osnovi, uvjet je da takvi troškovi budu neophodni za provedbu projekta, da ih zaista uzrokuje korisnik tijekom projekta, da ih korisnik zabilježi u svom računovodstvu te da ih se može utvrditi i provjeriti.
U novim provedbenim pravilima revidirane Financijske uredbe, koja su na snagu stupila 1. svibnja 2007. godine, u članku 172 a, stavku 2(e) izričito se navodi da dužnosnik Europske komisije nadležan za ovjeravanje može smatrati prihvatljivima „administrativne troškove, troškove vezane uz djelatnike i opremu, uključujući i troškove plaće djelatnika državne uprave u omjeru u kojem se odnose na troškove vezane uz aktivnosti koje relevantno tijelo javne vlasti ne bi provelo da dotični projekt nije pokrenut“.
U Ugovoru o bespovratnim sredstvima može se dozvoliti korisniku, koji to želi, da sudjeluje bez nadoknade troškova.
Sukladno Ugovoru o bespovratnim sredstvima, ukoliko je potrebno podugovaranje za određene dijelove posla, regres za dodjeljivanje podugovora mora se naznačiti u Opisu poslova te se, u skladu s time, o tome unaprijed usuglasiti s Komisijom. Troškovi podugovaranja mogu se smatrati prihvatljivim troškovima ukoliko se podugovori dodjele za ponudu u kojoj se nudi najveća vrijednost za novčani iznos u skladu s uvjetom transparentnosti i jednakog postupanja.
Podugovaratelji ne potpisuju u
govor o bespovratnim sredstvima. Korisnici zadržavaju isključivu odgovornost za provedbu projekta te poštivanja odredbi ugovora o bespovratnim sredstvima.
Podugovaranje je dopuštena iznimka unutar načela da radove u okviru projekta moraju provoditi sami korisnici.
Pri odabiru pružatelja usluga javni pravni subjekt mora se pridržavati uobičajenih pravila koja se primjenjuju u odnosu na njega (poziv na javno nadmetanje ili ostale postupke predviđene propisima o javnoj nabavi), a privatni pravni subjekt treba barem tražiti podnošenje nekoliko cjenovnih ponuda (obično najmanje tri), osim u slučaju da ima sklopljen okvirni ugovor o pružanju tih usluga.
Za prateće zadatke (manje zadatke kao što su usluge kopiranja), korisnici mogu koristi vanjske usluge bez nabrajanja tih zadataka u dijelu B prijedloga.
Neizravni troškovi za svakog sudionika računaju se po fiksnoj stopi u visini do 30% troškova vezanih uz osoblje.
Pilot projekti tipa B usredotočeni su na validaciju u realnim uvjetima ili uporabu usluga. Europska će komisija stoga sudjelovati u financiranju povezanih troškova. Istraživački i tehnološki razvoj koji ne potpada pod lokalizaciju i integraciju neće se financirati. Molimo vas da ponovno proučite poglavlje „Uvjeti i karakteristike“ u Radnom programu ICT PSP-a kako biste dobili informacije o cilju uz koji je vaš prijedlog vezan.